Ein Arbeitszeugnis ist ein Dokument, das für Fremde geschrieben wird. In München wird es häufig von Bekannten gelesen. Die Branchen der Stadt sind groß genug für viele Arbeitgeber und klein genug, dass die Personalverantwortlichen einander kennen – in den Kanzleien, in den Kliniken, in der Hotellerie, in der Bau- und Immobilienwirtschaft, in der Steuerberatung. Wer innerhalb desselben Marktes wechselt, legt sein Zeugnis jemandem vor, der den alten Arbeitgeber einzuschätzen weiß.
Das hat zwei Folgen. Ein zurückhaltend formuliertes Zeugnis aus einem Haus, das bekanntermaßen streng formuliert, wird richtig eingeordnet. Und ein Zeugnis, das nicht zu dem passt, was man über die Stelle weiß, fällt auf. Beides spricht dafür, sich mit dem Dokument zu beschäftigen, bevor man es weiterreicht.
Der Anspruch und die Form
Endet ein Arbeitsverhältnis, besteht ein Anspruch auf ein Zeugnis. Die Anspruchsgrundlage hängt daran, worum es sich handelt: § 109 GewO für Arbeitsverhältnisse, § 630 BGB für Dienstverhältnisse jenseits des Gewerbes, § 16 BBiG für die Ausbildung.
Das Gesetz kennt zwei Ausprägungen. Die eine beschränkt sich auf Art und Dauer der Beschäftigung. Die andere nimmt Leistung und Verhalten hinzu und heißt deshalb qualifiziert; sie wird nur erteilt, wenn jemand danach fragt. Fragen Sie danach. Wer eine Mappe ohne Beurteilung vorlegt, beantwortet die Frage nach der Beurteilung trotzdem – nur ungünstig.
Bei der Form hält sich ein überholter Stand hartnäckig. Zum 1. Januar 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz § 109 Abs. 3 GewO geöffnet: Neben dem unterschriebenen Papier ist seither auch die elektronische Form möglich, sofern die beschäftigte Person einwilligt. Was damit gemeint ist, sagt § 126a BGB – eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein eingescanntes Blatt oder ein gewöhnliches PDF im Anhang erfüllt das nicht und damit auch den Anspruch nicht (Stand 2026).
Der Unterschied zur Kündigung ist wichtig: Dort gilt unverändert die strenge Schriftform des § 623 BGB, die die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Zeugnis und Kündigung folgen seit 2025 also verschiedenen Regeln.
Wahr und wohlwollend zugleich
Ein Zeugnis darf nichts Unwahres enthalten und soll das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Aus diesen beiden Vorgaben ist eine Sprache entstanden, die nichts Schlechtes sagt und Gutes in Stufen sagt. Die Stufe ist die Aussage.
Verboten sind dagegen versteckte Zeichen: § 109 Abs. 2 GewO untersagt Merkmale und Formulierungen, die eine andere Aussage treffen sollen, als sich aus Wortlaut und äußerer Form ergibt. Die abgestufte Wortwahl fällt nicht darunter – sie ist allgemein bekannt und damit gerade nicht geheim.
Der Aufbau, und was ein fehlender Teil bedeutet
Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis besteht aus Kopf und Einleitung, Aufgabenbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, einem Satz zur Beendigung und einer Schlussformel.
Prüfen Sie diese Teile in umgekehrter Reihenfolge ihrer Bekanntheit. Die Aufgabenbeschreibung ist der wichtigste und der am seltensten beachtete: Sie ist das, was ein künftiger Arbeitgeber tatsächlich liest, wenn er wissen will, was Sie können. Fehlt dort eine zentrale Tätigkeit, entwertet das Ihr Dokument für jede weitere Bewerbung – unabhängig davon, wie gut die Beurteilung ausfällt. Die Aufgaben sollen vollständig sein und in der Reihenfolge ihres Gewichts stehen.
Fehlt die Leistungsbeurteilung ganz, haben Sie kein qualifiziertes Zeugnis, sondern ein einfaches mit mehr Text.
Die Abstufungen
Der entscheidende Satz steht am Ende der Leistungsbeurteilung. Zwei Stellschrauben bestimmen ihn: die Steigerung beim Adjektiv und die Angabe der Dauerhaftigkeit.
| Grad der Steigerung | wie es gelesen wird |
|---|---|
| "stets" und "vollste" zusammen | Spitzennote |
| nur eines von beiden | gut |
| "voll", ohne Dauerangabe | mittleres Feld |
| "stets", aber ohne Steigerung | unteres Feld |
| weder noch | schwach |
| Formulierungen über Bemühen statt über Ergebnisse | die schlechteste Stufe |
Diese Zuordnung ist Praxis, keine gesetzliche Notenskala. Gerichte lesen ein Zeugnis im Ganzen und nicht als Schlüsseltext. Als Maßstab für die eigene Einschätzung taugt sie trotzdem, weil Personalverantwortliche genau so lesen.
Daneben gibt es Signale, die außerhalb dieses Satzes liegen:
- Einschränkende Wendungen. "Im Rahmen ihrer Möglichkeiten", "soweit es die Umstände zuließen", Verben des Versuchens statt des Gelingens.
- Gelobte Selbstverständlichkeiten. Wird bei einer Fachkraft die Pünktlichkeit hervorgehoben oder bei einer Führungskraft die Ehrlichkeit, steht dort, was übrig blieb.
- Fehlende Gruppen. In der Verhaltensbeurteilung sind Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen und – wo einschlägig – Kunden zu nennen. Fehlt eine Gruppe, wird das bemerkt.
- Der Beendigungssatz. Er ist nicht zwingend. Fehlt er, bleibt offen, von wem die Trennung ausging, und diese Lücke füllt jeder Leser selbst.
- Das Datum. Es trägt üblicherweise den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses. Liegt es Monate später, war offenbar etwas strittig.
Auf Dank, Bedauern und gute Wünsche am Schluss besteht nach gefestigter Rechtsprechung kein Anspruch. Ihr Fehlen ist also nicht einklagbar – gelesen wird es trotzdem.
Berichtigung, und wie schnell
Stimmt etwas nicht oder fehlt etwas, haben Sie einen Anspruch auf Korrektur. Wer was beweisen muss, ist dabei geteilt: Bleibt die Beurteilung unter dem Durchschnitt, liegt die Begründungslast beim Arbeitgeber; wollen Sie über das Mittelfeld hinaus, müssen Sie die Tatsachen liefern.
Der Weg führt zunächst über ein Schreiben mit konkreter Bitte – nicht "bitte besser", sondern Satz für Satz, mit der gewünschten Fassung daneben. Bleibt das erfolglos, ist das Arbeitsgericht zuständig, für Beschäftigungen im Stadtgebiet das Arbeitsgericht München. Ein Gütetermin steht am Anfang jedes arbeitsgerichtlichen Verfahrens, und viele Zeugnisstreitigkeiten enden dort.
Entscheidender als der Weg ist das Tempo. Neben der Verjährung stehen in den meisten Arbeits- und Tarifverträgen Ausschlussfristen, die oft nur wenige Monate laufen. Wer das Dokument erst dann genau liest, wenn er es das nächste Mal braucht, hat den Anspruch faktisch nicht mehr. Ob eine einzelne Wendung überhaupt angreifbar ist, entscheidet sich am Gesamtbild – im Streit sind der Fachanwalt für Arbeitsrecht und die gewerkschaftliche Rechtsberatung die richtigen Adressen.
Das Zwischenzeugnis – besonders im großen Haus
Bei einem berechtigten Anlass ist ein Zwischenzeugnis üblich: Wechsel der Führungskraft, Umstrukturierung, Versetzung, Elternzeit, eigene Bewerbung. Gesetzlich ausdrücklich geregelt ist es nicht, erteilt wird es regelmäßig.
In großen Häusern mit häufigen Umbauten ist es mehr als eine Formalie. Wenn Ihr Endzeugnis Jahre später von einer Person geschrieben wird, die Sie nie hat arbeiten sehen, ist das Zwischenzeugnis die einzige Grundlage, auf die sie zurückgreifen kann. Bitten Sie deshalb darum, sobald sich etwas ändert – und nicht erst, wenn Sie gehen.
In der Praxis
Fordern Sie das Zeugnis in dem Moment an, in dem die Trennung feststeht – nicht am letzten Arbeitstag. Wer es schreibt, tut das leichter und wohlwollender, solange er sich an die Zusammenarbeit erinnert.
Bietet man Ihnen an, einen Entwurf zu liefern, nehmen Sie das an. Ein Entwurf mit vollständiger und richtig gewichteter Aufgabenbeschreibung wird selten grundlegend geändert. Legen Sie das fertige Dokument danach so ab, dass Sie es in fünf Jahren wiederfinden – die Zeugnissprache gehört in die Anlage einer Bewerbung, nicht in den Lebenslauf. Beim nächsten Schritt wird danach gefragt, und die passenden offenen Stellen im Stadtgebiet stehen ohnehin schon bereit.
Wie lange das Arbeitsverhältnis bis dahin überhaupt noch läuft, entscheidet Ihre Frist: siehe Kündigung und Kündigungsfristen.
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